Cómo organizarte, encontrar tiempo para trabajar y ser feliz en el proceso

Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

No importa de qué vaya tu trabajo, la rutina es la misma todos los días y comienza temprano en la mañana: emails, noticias, eventos, reclamos. Y si usas un computador para trabajar, la situación es peor aún: Twitter, Facebook y otros cientos de páginas solicitan tu atención.

En medio de todo ese ruido, está tu cabeza, perdida bajo una avalancha de pensamientos sobre el pasado, tareas por hacer, preocupaciones sobre el futuro y otras distracciones que te halan e impiden que avances.

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Cuando camines, camina. Cuando comas, come.
-Proverbio Zen.

No hay nada mejor que estar completamente inmerso en la actividad que haces. En completo control de tus capacidades, en la zona. Enfocado.

Pero es una realidad que las exigencias de la vida moderna nos han vuelto personas multitarea. Si queremos tener el tiempo para enfocarnos y ser productivos, necesitamos ayuda. Necesitamos herramientas.

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Una bandeja de entrada

Una lista de pendientes es fundamental para darle estructura a nuestro día y librarnos de lo que el experto en optimización David Allen llama revoltijo mental (mental clutter). Lo que propone Allen con su metodología Getting Things Done es que vaciemos todo lo que tengamos en la cabeza, rompamos el trabajo en tareas de dos minutos y las coloquemos estas tareas en una “bandeja de entrada”.

Esta bandeja de entrada puede ser una hoja de papel, el correo electrónico, un archivo de texto de la libreta de notas del computador, un recordatorio en el celular, o una herramienta web. Lo más importante es que, sea cual sea la herramienta que elijamos para representar nuestra bandeja de entrada, esta debe estar disponible todo el tiempo. Recuerda: el objetivo es que escribas allí todo lo que se te ocurra que debes hacer.

Al principio, lleva un poco de trabajo. Lo más difícil de este proceso es separar los proyectos en bloques “ejecutables”. En otras palabras, no escribir tareas genéricas como “Trabajar un poco en el proyecto X” o “Ir al super”. La idea –y esta es la clave para que todo funcione– es descomponer las tareas en piezas ejecutables. Esto puedes hacerlo al momento de escribirla, o luego, cuando tengas un tiempo para organizar la lista de tareas pendientes (no, no se me escapa la ironía aquí).

Por ejemplo, en vez de escribir “Crear sitio web del cliente YXZ”, yo escribiría:

• Registrar el dominio YXZ.com
• Contratar el hospedaje para YXZ.com
• Instalar wordpress en YXZ.com
• Preguntar al cliente YXZ cuáles son las secciones que desea en su sitio web
• Seleccionar una plantilla de wordpress para YXZ.com
• Hablar con la diseñadora para crear logo e imagen de YXZ.com
• Hacer seguimiento del diseño de YXZ.com
• Incorporar el diseño a YXZ.com
• Crear secciones en YXZ.com
• Instalar widget de SEO en YXZ.com
• Preguntar a cliente si desea otros widgets en YXZ.com
• Entregar al cliente el sitio YXZ.com

¿Ves? Tareas sin ambigüedades y ejecutables. Algunas pueden hacerse en 2 minutos, otras en menos de 10.

¿Qué pasa si no puedes ejecutarla porque te faltan datos, o porque no sabes por dónde empezar? Bueno, en esa pregunta hay dos tareas ejecutables: “Buscar datos A, B y C para proyecto” y “Planificar proyecto”.

Luego de un tiempo siguiendo esta rutina, esta descomposición de tareas te saldrá de manera natural. Desarrollarás también una habilidad para enfocar los proyectos desde lo alto y prever tareas que antes pasaban desapercibidas y retrasaban toda la ejecución.

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Cómo hacer una lista gobernable

Cuando decidí tomar las riendas de mis días, hice una lista en la libreta de notas del computador. En ella, escribí todo lo que me venía a la mente. Desde trabajo hasta diligencias personales. Reordenaba las tareas constantemente de acuerdo a su importancia.

Vaciar mi cabeza fue un gran ejercicio. Todas las mañanas llegaba al trabajo y la lista me decía lo que tenía que hacer. Dejé de angustiarme ante la posibilidad de olvidar algo importante. Fui feliz.

Pero me di cuenta de que la lista no se podía ejecutar de la manera en la que estaba escrita. Hay tareas que no pueden hacerse en todas partes. Por ejemplo, “ordenar armario de la habitación” es algo que obviamente no puedes hacer en la oficina.

Así que dividí la lista en 3: Casa, Oficina, Calle. Esta última la hice en una libreta que llevaba conmigo siempre. En ella anotaba actividades para hacer en la calle: listas de compras, diligencias, llamadas telefónicas en el tráfico.

Con el tiempo, comencé a hacerme trampa y fui dejando las tareas menos agradables para el fondo de la lista. La solución fue ponerle fechas a cada actividad, de manera que la lista me obligara a realizar cada tarea en un día específico.

Como podrás imaginar, esta lista fue tomando vida propia, corría el riesgo de que fuera inmanejable. Necesitaba una herramienta que me ayudara a administrar todo eso. Fue así como descubrí Toodledo. Una aplicación web de la cual escribí en 4 herramientas para organizar tu vida.

Toodledo (pronunciado tureldú) permite ingresar actividades, asignarles un proyecto, un contexto (dónde la vas a hacer), un nivel de importancia y una fecha de ejecución. Al ser una aplicación web, la lista puede ser consultada desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. No importa dónde esté, siempre tendrás la lista a mano. Si tienes un iPhone, puedes inclusive administrar tu lista de pendientes fuera de línea y las tareas se sincronizarán cuando tengas conexión.

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En ruta hacia la productividad y la felicidad

Falta un último detalle. ¿Cuántas actividades programas para cada día?

A veces nos mentimos y juramos que vamos a hacer 20 tareas en un día. Luego, a medida que las horas pasan, gastamos el resto del día reprogramando.

Leo Babauta, de Zenhabits, propone la idea de la Tarea Más Importante (Most Important Task –MIT). Esa tarea que necesariamente tienes que completar en un día determinado.

En el artículo en el que presenta esta idea, Leo habla de 3 MITs. Dos relacionadas con el trabajo y una relacionada con uno de tus objetivos en la vida (¡esa es una idea poderosa!). Siguiendo ese consejo, yo he estado programando mis días alrededor de 3 MITs. Vale probarlo nada más por el ejercicio de sinceridad.

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Creo que muchas de las depresiones relacionadas con el trabajo se deben al agobio que producen las tareas pendientes y esa sensación perenne de que algo se te olvida. Sin saberlo, nuestro tiempo se escapa en pensar cuál es la próxima actividad, o apagando incendios por cosas que se nos olvidaron. Tener la mente vacía para concentrarte y a la vez tener la seguridad de que nada se te escapa, es una experiencia única. ¡Anda! Organízate, cambia tu vida y la de los que te rodean.