Cómo enviar archivos grandes a otras personas

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Con una aplicación que instalas en tu PC, yousendit permite subir hasta 100mb gratuitamente y enviarle a una persona un email con el link para descargar el archivo.

Hoy dejé de usarlo.

Ge.tt permite compartir hasta 2gb sin instalar nada, sin ni siquiera esperar a que el archivo termine de subir. Visitas la página, seleccionas el archivo a subir y listo, puedes enviarle el link a quien quieras y puedes agregar varios archivos a un mismo espacio compartido. Sin ni siquiera registrarte (aunque si te registras, puedes enviar el email con el link directo desde la página).

Link a Ge.tt

Cómo hacer que tu email se convierta en tu asistente personal

Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

Inbox zero es una de las filosofías más efectivas para aprovechar el tiempo. Básicamente, usas la bandeja de entrada de tu correo como una lista de tareas pendientes. Cuando tu bandeja está vacía, no tienes trabajo por hacer.

De vez en cuando me pasa que si no anoto las cosas en toodledo, olvido responder un correo o atender un asunto pendiente.

Así que si usas tu bandeja de entrada como lista de pendientes, o si constantemente olvidas contestar correos, esto te puede servir:

NudgeMail es un servicio al que puedes redirigir emails para que te lo recuerden en otro momento.

Tienen múltiples direcciones de email y cada una representa un «comado»:

¿Hoy estás ocupado y no puedes contestar el correo que te acaba de llegar? Reenvía ese correo a tomorrow@nudgemail.com.

¿Quieres que te recuerden un cumpleaños el 11 de Mayo? Envía un correo a may11@nudgemail.com y en el texto coloca «cumpleaños de fulano».

¿Quieres que te recuerden algo todos los viernes a las 1030am? Envía un correo a everyfriday1030am@nudgemail.com.

¿Recuérdame al final del día? eod@nudgemail.com (end of day)

La lista de «comandos» es casi mágica.

Link a NudgeMail.

Dos herramientas para reservar vuelos

Actualmente uso dos herramientas para ubicar y reservar vuelos:

Kayak.com

Con Kayak puedes buscar vuelos, autos y hoteles. Funciona como todos los sitios de reserva: colocas origen, destino, fecha y un rango de días si puedes ser flexible. Kayak te mostrará un listado de vuelos que puedes ordenar por número de escalas, rango de precios, o aerolíneas.

Tres cosas distinguen a Kayak del resto de los sitios:

1. Si te suscribes, puedes crear alertas de precios que te avisan por email cuando el precio de un trayecto ha bajado.

2. Con buzz, puedes colocar una ciudad de origen, un precio máximo y un destino genérico: «Ciudades de Europa», «las principales ciudades del mundo», «El Caribe». Kayak te mostrará tus opciones.

3. Con explore, puedes ver en un mapa las ciudades a las que puedes viajar y el precio por cada una.

 

Hipmunk.com

Hipmunk funciona de manera similar. Sin embargo, su salsa secreta incluye «Agonía» un parámetro subjetivo que mezcla duración, precio, número de paradas. Así que si ordenas por agonía y eliges el primero de la lista, te garantizas el vuelo que menos te dolerá.

Apuesto que los creadores de estos sitios esperan canalizar a sus visitantes para que reserven y compren a través de sus sitios. Pero yo hago un paso adicional y he aquí el truco final: una vez que localices el vuelo que quieres, visita el sitio web de la aerolínea. Invariablemente conseguirás una mejor tarifa.


Cómo organizarte, encontrar tiempo para trabajar y ser feliz en el proceso

Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

No importa de qué vaya tu trabajo, la rutina es la misma todos los días y comienza temprano en la mañana: emails, noticias, eventos, reclamos. Y si usas un computador para trabajar, la situación es peor aún: Twitter, Facebook y otros cientos de páginas solicitan tu atención.

En medio de todo ese ruido, está tu cabeza, perdida bajo una avalancha de pensamientos sobre el pasado, tareas por hacer, preocupaciones sobre el futuro y otras distracciones que te halan e impiden que avances.

Cuando camines, camina. Cuando comas, come.
-Proverbio Zen.

No hay nada mejor que estar completamente inmerso en la actividad que haces. En completo control de tus capacidades, en la zona. Enfocado.

Pero es una realidad que las exigencias de la vida moderna nos han vuelto personas multitarea. Si queremos tener el tiempo para enfocarnos y ser productivos, necesitamos ayuda. Necesitamos herramientas.

Una bandeja de entrada

Una lista de pendientes es fundamental para darle estructura a nuestro día y librarnos de lo que el experto en optimización David Allen llama revoltijo mental (mental clutter). Lo que propone Allen con su metodología Getting Things Done es que vaciemos todo lo que tengamos en la cabeza, rompamos el trabajo en tareas de dos minutos y las coloquemos estas tareas en una «bandeja de entrada».

Esta bandeja de entrada puede ser una hoja de papel, el correo electrónico, un archivo de texto de la libreta de notas del computador, un recordatorio en el celular, o una herramienta web. Lo más importante es que, sea cual sea la herramienta que elijamos para representar nuestra bandeja de entrada, esta debe estar disponible todo el tiempo. Recuerda: el objetivo es que escribas allí todo lo que se te ocurra que debes hacer.

Al principio, lleva un poco de trabajo. Lo más difícil de este proceso es separar los proyectos en bloques «ejecutables». En otras palabras, no escribir tareas genéricas como «Trabajar un poco en el proyecto X» o «Ir al super». La idea –y esta es la clave para que todo funcione– es descomponer las tareas en piezas ejecutables. Esto puedes hacerlo al momento de escribirla, o luego, cuando tengas un tiempo para organizar la lista de tareas pendientes (no, no se me escapa la ironía aquí).

Por ejemplo, en vez de escribir «Crear sitio web del cliente YXZ», yo escribiría:

  • Registrar el dominio YXZ.com
  • Contratar el hospedaje para YXZ.com
  • Instalar wordpress en YXZ.com
  • Preguntar al cliente YXZ cuáles son las secciones que desea en su sitio web
  • Seleccionar una plantilla de wordpress para YXZ.com
  • Hablar con la diseñadora para crear logo e imagen de YXZ.com
  • Hacer seguimiento del diseño de YXZ.com
  • Incorporar el diseño a YXZ.com
  • Crear secciones en YXZ.com
  • Instalar widget de SEO en YXZ.com
  • Preguntar a cliente si desea otros widgets en YXZ.com
  • Entregar al cliente el sitio YXZ.com

¿Ves? Tareas sin ambigüedades y ejecutables. Algunas pueden hacerse en 2 minutos, otras en menos de 10.

¿Qué pasa si no puedes ejecutarla porque te faltan datos, o porque no sabes por dónde empezar? Bueno, en esa pregunta hay dos tareas ejecutables: «Buscar datos A, B y C para proyecto» y «Planificar proyecto».

Luego de un tiempo siguiendo esta rutina, esta descomposición de tareas te saldrá de manera natural. Desarrollarás también una habilidad para enfocar los proyectos desde lo alto y prever tareas que antes pasaban desapercibidas y retrasaban toda la ejecución.

Cómo hacer una lista gobernable

Cuando decidí tomar las riendas de mis días, hice una lista en la libreta de notas del computador. En ella, escribí todo lo que me venía a la mente. Desde trabajo hasta diligencias personales. Reordenaba las tareas constantemente de acuerdo a su importancia.

Vaciar mi cabeza fue un gran ejercicio. Todas las mañanas llegaba al trabajo y la lista me decía lo que tenía que hacer. Dejé de angustiarme ante la posibilidad de olvidar algo importante. Fui feliz.

Pero me di cuenta de que la lista no se podía ejecutar de la manera en la que estaba escrita. Hay tareas que no pueden hacerse en todas partes. Por ejemplo, «ordenar armario de la habitación» es algo que obviamente no puedes hacer en la oficina.

Así que dividí la lista en 3: Casa, Oficina, Calle. Esta última la hice en una libreta que llevaba conmigo siempre. En ella anotaba actividades para hacer en la calle: listas de compras, diligencias, llamadas telefónicas en el tráfico.

Con el tiempo, comencé a hacerme trampa y fui dejando las tareas menos agradables para el fondo de la lista. La solución fue ponerle fechas a cada actividad, de manera que la lista me obligara a realizar cada tarea en un día específico.

Como podrás imaginar, esta lista fue tomando vida propia, corría el riesgo de que fuera inmanejable. Necesitaba una herramienta que me ayudara a administrar todo eso. Fue así como descubrí Toodledo. Una aplicación web de la cual escribí en 4 herramientas para organizar tu vida.

Toodledo (pronunciado tureldú) permite ingresar actividades, asignarles un proyecto, un contexto (dónde la vas a hacer), un nivel de importancia y una fecha de ejecución. Al ser una aplicación web, la lista puede ser consultada desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. No importa dónde esté, siempre tendrás la lista a mano. Si tienes un iPhone, puedes inclusive administrar tu lista de pendientes fuera de línea y las tareas se sincronizarán cuando tengas conexión.

En ruta hacia la productividad y la felicidad

Falta un último detalle. ¿Cuántas actividades programas para cada día?

A veces nos mentimos y juramos que vamos a hacer 20 tareas en un día. Luego, a medida que las horas pasan, gastamos el resto del día reprogramando.

Leo Babauta, de Zenhabits, propone la idea de la Tarea Más Importante (Most Important Task –MIT). Esa tarea que necesariamente tienes que completar en un día determinado.

En el artículo en el que presenta esta idea, Leo habla de 3 MITs. Dos relacionadas con el trabajo y una relacionada con uno de tus objetivos en la vida (¡esa es una idea poderosa!). Siguiendo ese consejo, yo he estado programando mis días alrededor de 3 MITs. Vale probarlo nada más por el ejercicio de sinceridad.

Creo que muchas de las depresiones relacionadas con el trabajo se deben al agobio que producen las tareas pendientes y esa sensación perenne de que algo se te olvida. Sin saberlo, nuestro tiempo se escapa en pensar cuál es la próxima actividad, o apagando incendios por cosas que se nos olvidaron. Tener la mente vacía para concentrarte y a la vez tener la seguridad de que nada se te escapa, es una experiencia única. ¡Anda! Organízate, cambia tu vida y la de los que te rodean.

4 Herramientas para organizar tu vida

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Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

Son muy pocas las personas que logran establecer una separación fundamentalista entre sus espacios de trabajo y su hogar. Normalmente nuestro trabajo nos persigue a casa, nuestras tareas del hogar nos persiguen al trabajo, y ambas nos persiguen en la calle.

¿Cuántas veces –por ejemplo– no hemos llegado a la oficina para encontrar que ese documento en el que trabajamos hasta tarde, lo dejamos en la PC en casa?, ¿Cuántas veces nos preguntamos dónde está el papelito ese en el que anoté aquella dirección? Y ¿Qué hay de las veces que estamos en la calle y necesitamos enviar o entregar una copia de algún documento de identidad?

¿Te ha pasado esto? ¿Quieres resolverlo?

 

1. Accede a otro computador remotamente

Imagínate que dejaste un documento importante en casa, o quieres revisar a distancia un viejo correo que tienes en la oficina.

Hoy en día no necesitas estar frente a una máquina para acceder a ella. Simplemente instala LogMeIn en la computadora a la que necesitarás acceder, y luego usando una cuenta protegida por contraseña, podrás controlarla desde cualquier otro computador con un navegador de internet.

Yo uso LogMeIn todo el tiempo para hacer soporte técnico a mi familia y responder en tres minutos preguntas como «¿dónde se pone el doble espacio aquí?» o «Me enviaron un correo y no puedo abrirlo».

LogMeIn

2. Guarda tus documentos en la nube

¿Qué haces cuando debes llevarte un documento para seguir trabajando en él? ¿Te lo envías por correo? ¿Lo copias en un pen drive? ¿Y si se te olvida enviarte o copiar la última versión?

Dropbox es un servicio gratuito para almacenar y compartir documentos entre varios dispositivos, en tiempo real. Te dan 2GB gratis ¡y puedes llegar hasta 8 si invitas a tus amigos!

Instalas una pequeña aplicación en las máquinas que usas regularmente. Esta aplicación crea una carpeta especial en tu máquina. Todo lo que copies allí, se copia automáticamente a internet y luego de vuelta a todas las computadoras en las que hayas instalado Dropbox. ¿Necesitas llevarte un documento, una foto? Lo copias en la carpeta y listo.

O mejor aún, lo tienes siempre en esa carpeta y cada modificación se actualiza automáticamente en todas tus máquinas.

Vale acotar que, luego de la sincronización, puedes acceder al contenido del Dropbox aún sin estar conectado a internet.

¿Quieres acceder a tu carpeta en otra máquina, por ejemplo en un cyber, sin instalar la aplicación? No hay problema, desde la página de Dropbox puedes entrar a tu cuenta, bajar y subir documentos.

En una carpeta protegida de Dropbox tengo mis documentos personales: licencia de conducir, documento de identidad, pasaporte, copias de las tarjetas de crédito, pasajes de avión, reservaciones de hotel. Si algo se me pierde, se que desde cualquier parte con conexión a internet podré acceder a una copia.

Dropbox también permite compartir una subcarpeta con otros usuarios de Dropbox. Yo uso estas carpetas compartidas todo el tiempo para manejar proyectos de trabajo con otras personas: En la oficina tenemos una carpeta compartida para cada cliente y en ellas agregamos y editamos documentos en conjunto y todos tenemos siempre la última versión. Cero confusión, cero problemas de correos traspapelados.

Dropbox

3. Centraliza tus notas y revísalas desde cualquier parte

Tienes post-its en tu escritorio, apuntes en una libreta, notas desperdigadas en tu portátil y tu teléfono móvil. Yo tenía un cuaderno donde llevaba todas las notas de trabajo, pero siempre lo dejaba en alguna parte. Luego, comencé a tomar notas en el celular, pero el proceso para pasar esas notas a la laptop, o convertir esas notas en un email, era incómodo. Hasta que descubrí Evernote.

La magia de Evernote es que no importa dónde hagas las notas, estas se sincronizan en todos los dispositivos donde tengas Evernote instalado. Sea un Mac, PC, Palm, Blackberry, iPhone, Windows Mobile, o inclusive, si la máquina no es tuya, puedes crear y consultar tus notas en un navegador de internet.

Yo lo uso constantemente no sólo para hacer notas, sino también para trabajar en documentos en curso, escribir y editar posts como este, que comencé en una laptop y estoy completando en un teléfono celular, bajo tierra (cuando tenga señal de nuevo, la nota se sincronizará automágicamente)

Evernote también permite subir fotos, notas de voz, o páginas web. La versión gratuita te da 40MB de subidas mensuales. Alrededor de 2000 notas, 400 fotos de celular, o 40 clips de audio al mes. Suficiente.

Evernote

4. Mantén una lista de pendientes universal

Durante mucho tiempo, llevé una larga lista de pendientes en el cuaderno que mencioné en el punto anterior. Pero cada vez que olvidaba el cuaderno, me sorprendía haciendo tareas irrelevantes en los momentos menos indicados. Así que decidí buscar una herramienta para poder llevar una lista de pendientes que fuera accesible desde cualquier parte, y fue así como descubrí Toodledo.

Toodledo (pronunciado tureldú) es una aplicación web que permite ingresar actividades, asignarles un proyecto, un contexto (dónde la vas a hacer), un nivel de importancia y una fecha de ejecución. De esta forma, puedes en efecto «vaciar tu cerebro» de todo lo que tienes pendiente, enfocarte en lo que debes hacer cada día y darle cierto orden a tu vida.

Al ser una aplicación web, la lista puede ser consultada desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Si tienes un iPhone, puedes inclusive administrar tu lista de pendientes fuera de línea y las tareas se sincronizarán cuando tengas conexión.

El servicio tiene una versión gratuita y dos versiones pagas. Pero las pagas son ridículamente económicas ($30/año la más cara). Te recomiendo que comiences con la gratis a ver cómo te va.

El principal problema de las listas de pendientes es que necesitamos un punto en esa lista de pendientes que nos recuerde revisar la lista de pendientes. Es un asunto de disciplina. Llevar una lista de cosas que hacer y saber administrarla es uno de los aspectos claves para una vida sana y si no me detienes, podría hablar horas sobre GTD, MIT y otras técnicas. Así que mejor lo dejaré para otro post.

Toodledo

 

Actualización:

Desde comienzos de 2011, Wunderlist es el niño mimado de los organizadores personales. Esta aplicación web es multiplataforma y permite que las listas que hagas en el computador se sincronicen automáticamente con las que llevas en el móvil, y viceversa. Es super-fácil de usar y una delicia para la vista.

 

 

 

Wunderlist.