Cómo hacer un cuadro de mandos

Considera el tablero del automóvil: allí, el conductor puede ver datos importantes como velocidad, RPM, distancia recorrida, etc. El tablero de mandos presenta información para tomar decisiones, de una manera gráfica, en un solo espacio.

Los cuadros de mando integral deberían cumplir la misma función:

¡Aunque no necesariamente copiando el modelo del automóvil! Esto es un error. Hay mejores maneras de representar gráficamente la información:

CIO Dashboard, clásico de Stephen Few

Entonces, tomamos algunos gráficos, algunas tablas y las ponemos todas juntas en una sola pantalla. ¿Cierto?

Eh… no.

¿Qué es lo que hace que un cuadro de mandos sea bueno?

  • Contiene la información que nos han pedido (¿obvio? ¡No siempre!)
  • Los textos son legibles y tienen alto contraste (negro sobre blanco, o algún otro fondo claro)
  • Destaca la información clave
    • Los gráficos más importantes son fáciles de ubicar.
    • Los problemas son señalizados con iconos o negrillas.
    • La información importante por lo general va en la parte superior izquierda, o inferior derecha.
  • Tiene como máximo 5 o 6 cajas de información. Evita la sobrecarga de información.
  • Muestra datos útiles para tomar decisiones
    • Comparaciones contra metas, estándares fijados previamente o datos históricos.
  • No requiere desplazamiento vertical u horizontal. Toda la información se muestra en la misma pantalla.
    • Si tienes mucha información, puedes usar pestañas o múltiples pantallas. Pero lo clave es que mantengas en la misma pantalla todos los datos que guarden relación entre si.
  • Sus gráficos tienen una alta relación datos/tinta.
  • Presenta los gráficos correctos según el tipo de datos.
  • Lo que parece interactivo, es interactivo. Los gráficos ofrecen detalles y drill-down al hacer click.

 

Creo que lo más importante es que el tablero cuente una historia, o te ayude a contar una historia y, por sobre todas las cosas, sea estéticamente sencillo. Nada de gradaciones de colores, ni fondos con imágenes, ni 3D. Imagina por un momento que tu automóvil presentara tu velocidad en un gráfico en 3D ¿podrías leerlo tan fácilmente? ¿podrías tomar decisiones acertadas? No creo. Piensa en eso cuando diseñes un cuadro de mando.

Inspiración

En Excelcharts puedes conseguir varios ejemplos de cuadros de mando hechos en excel. Si necesitas un poco más de ayuda espiritual, te recomiendo Information Dashboard Design, de Stephen Few. Un libro rápido y fácil de leer. Despiadado a la hora de demoler viejas concepciones y muy claro enseñando los principios de un buen diseño para tableros de control y reportes en general.

Aunque tiene algunas cosas específicas para su producto, el Tableau Visual Guidebook es un excelente recurso que explica las cosas básicas que debe tener una buena visualización de datos. Las últimas páginas contienen un checklist que deberías completar antes de lanzar al mundo tu visualización.

 

 

 

Cómo elegir el gráfico correcto

Hay un gráfico para cada ocasión. Cada tipo de información que tengas y cada análisis que quieras hacer puede ser beneficiado o perjudicado por el gráfico que elijas.

La idea de representar los datos gráficamente es ayudar a otra persona a entender qué es lo que quieres decir. ¿Crees que las ventas están en peligro? ¿Tenemos un problema en una región? Ayúdame a ver esa información tan claramente como tú.

Los gráficos circulares (pastel o torta) se usan para representar las partes de un total y los gráficos de barra se usan para hacer comparaciones. Mucha gente los confunde, o se siente tentada a representar resultados con un gráfico circular. Pero los humanos somos pésimos estimadores de áreas. Esta lámina plantea la diferencia claramente:

Pero hay clientes que me piden un tipo de gráfico «porque sí». A ellos suelo pasarles este diagrama de Andrew Abela que te ayuda a elegir el gráfico adecuado, según el tipo de datos que tengas (click para verlo más grande):

 

Una vez que tengas el mejor tipo de gráfico, recuerda que en toda presentación debes contar una historia. Lo que más importa es que entiendan y recuerden lo que quisiste decir. Por lo tanto, tu gráfico debe ayudarte a relatar, mantenerte enfocado en esa historia y evitar que los datos se pierdan en un gráfico mal elegido.

En este post escribo un poco sobre cómo hacer para que la información de tus gráficos no se pierda en esos efectos que, aunque gustan, no sirven para tomar decisiones.

Cómo hacer mejores gráficos

 

Cómo hacer mejores gráficos

no, este no es un buen gráfico

Muchas veces estamos tentados a incluir algún efecto embellecedor en nuestros gráficos sin saber que en el fondo estamos haciéndolos imposibles de interpretar y arruinando su propósito. El caso típico es el del gráfico circular en 3D.

Mucha gente, incluyendo los directivos, tienen cierta afición por las gráficas en 3D. De alguna forma creen que se ven «modernas». Te invito a que veas este gráfico y trates de decirme cuál pedazo es más grande:

ítem A es el doble de ítem C, y el B es igual al D. Pero no te enterarías por el gráfico

El gráfico circular es el peor para establecer comparaciones. Cognitivamente somos pésimos estimadores de áreas. Si a esto le añadimos perspectiva, tenemos lo que Tufte denomina Chartjunk (libremente, Basura gráfica):

Demasiadas presentaciones buscan atraer y desviar la atención mostrando aparataje y ornamento. El Charjunk ha corrompido todo tipo de muestras de información e interfaces de computación.

El gráfico al comienzo de este post es otro ejemplo de Chartjunk. El diseñador usa un diseño «ingenioso» para disfrazar un gráfico de sólo 5 datos. Lo mismo sucede con las infografías, esos posters cada vez más comunes cuyo objetivo principal es vender a un diseñador, no presentar información.

 

En Envisioning Information,Tufte asoma un principio elemental del diseño de información:

Enfocándose en los datos en lugar de sus contenedores, estas estrategias de diseño son transparentes y de personalidad humilde. Diseños tan buenos que son invisibles.

Diseños tan buenos que son invisibles.

Datos/tinta

Tufte inventó un concepto que me encanta: la relación «datos/tinta» y la idea es maximizar ese número. Es decir, usar la mínima cantidad de «tinta» para que un gráfico sea comprensible.

Mira la siguiente pareja de gráficos. ¿No te parece que el gráfico de la derecha expresa lo mismo, pero la información está mucho mejor presentada?

Menos tinta = más claridad

Del gráfico de la izquierda, hemos removido:

  • Fondo de colores
  • La grilla del fondo
  • Bordes

En otros casos puedes eliminar ceros de los números en los ejes. En lugar de colocar «15.000.000», es mucho mejor que pongas «15m».

Cada gota de tinta que no represente datos, también es basura gráfica. Y usar basura gráfica no es bueno:

Escondido detrás del Chartjunk hay un desprecio por la información y la audiencia. Los promotores del Chartjunk imaginan que los números y los detalles son aburridos, insípidos y tediosos, requieren ornamento para darles vida. La decoración cosmética, que frecuentemente distorsiona la data, nunca salvará la subyacente ausencia de contenido. Si los números son aburridos, tienes los números equivocados. La credibilidad se desvanece en nubes de chartjunk ¿quién confiaría en una gráfica que parece un videojuego?

Muchos vendedores de software intentan convencernos de que necesitamos gráficos «bonitos», con 3D, texturas y colores brillantes. Gráficos que ocultan los datos en lugar de mostrar información. Gráficos que llaman la atención, pero no sirven para mucho más.

Kaiser Fung reúne en su blog junkcharts una notable colección de gráficos que parecen buenos pero son desastrosos en cumplir su propósito. Este otro post en Smashing Magazine es un buen ejemplo de lo que no debes hacer al crear gráficos.

¿Cómo hago para crear buenos gráficos?

Busca inspiración. El blog excelcharts ofrece una galería de ejemplos de diseños elegantes e invisibles. Últimamente estoy experimentando con Tableau Public y D3.js. Una de las cosas positivas de estas herramientas es que te llevan de la mano a la hora de crear una visualización y evitan que agregues basura. Paséate por los ejemplos, toma algunas ideas y por sobre todas las cosas recuerda que lo importante es transmitir información de la manera más clara, no presentar gráficos «bonitos».

Si necesitas un poco más de ayuda espiritual, te recomiendo Information Dashboard Design, de Stephen Few. Un libro rápido y fácil de leer. Despiadado a la hora de demoler viejas concepciones y muy claro enseñando los principios de un buen diseño para tableros de control y reportes en general.

 

Cómo enviar archivos grandes a otras personas

gett

Con una aplicación que instalas en tu PC, yousendit permite subir hasta 100mb gratuitamente y enviarle a una persona un email con el link para descargar el archivo.

Hoy dejé de usarlo.

Ge.tt permite compartir hasta 2gb sin instalar nada, sin ni siquiera esperar a que el archivo termine de subir. Visitas la página, seleccionas el archivo a subir y listo, puedes enviarle el link a quien quieras y puedes agregar varios archivos a un mismo espacio compartido. Sin ni siquiera registrarte (aunque si te registras, puedes enviar el email con el link directo desde la página).

Link a Ge.tt

4 Herramientas para organizar tu vida

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Este artículo pertenece a la serie de virtualización, teletrabajo e independencia geográfica.

Son muy pocas las personas que logran establecer una separación fundamentalista entre sus espacios de trabajo y su hogar. Normalmente nuestro trabajo nos persigue a casa, nuestras tareas del hogar nos persiguen al trabajo, y ambas nos persiguen en la calle.

¿Cuántas veces –por ejemplo– no hemos llegado a la oficina para encontrar que ese documento en el que trabajamos hasta tarde, lo dejamos en la PC en casa?, ¿Cuántas veces nos preguntamos dónde está el papelito ese en el que anoté aquella dirección? Y ¿Qué hay de las veces que estamos en la calle y necesitamos enviar o entregar una copia de algún documento de identidad?

¿Te ha pasado esto? ¿Quieres resolverlo?

 

1. Accede a otro computador remotamente

Imagínate que dejaste un documento importante en casa, o quieres revisar a distancia un viejo correo que tienes en la oficina.

Hoy en día no necesitas estar frente a una máquina para acceder a ella. Simplemente instala LogMeIn en la computadora a la que necesitarás acceder, y luego usando una cuenta protegida por contraseña, podrás controlarla desde cualquier otro computador con un navegador de internet.

Yo uso LogMeIn todo el tiempo para hacer soporte técnico a mi familia y responder en tres minutos preguntas como «¿dónde se pone el doble espacio aquí?» o «Me enviaron un correo y no puedo abrirlo».

LogMeIn

2. Guarda tus documentos en la nube

¿Qué haces cuando debes llevarte un documento para seguir trabajando en él? ¿Te lo envías por correo? ¿Lo copias en un pen drive? ¿Y si se te olvida enviarte o copiar la última versión?

Dropbox es un servicio gratuito para almacenar y compartir documentos entre varios dispositivos, en tiempo real. Te dan 2GB gratis ¡y puedes llegar hasta 8 si invitas a tus amigos!

Instalas una pequeña aplicación en las máquinas que usas regularmente. Esta aplicación crea una carpeta especial en tu máquina. Todo lo que copies allí, se copia automáticamente a internet y luego de vuelta a todas las computadoras en las que hayas instalado Dropbox. ¿Necesitas llevarte un documento, una foto? Lo copias en la carpeta y listo.

O mejor aún, lo tienes siempre en esa carpeta y cada modificación se actualiza automáticamente en todas tus máquinas.

Vale acotar que, luego de la sincronización, puedes acceder al contenido del Dropbox aún sin estar conectado a internet.

¿Quieres acceder a tu carpeta en otra máquina, por ejemplo en un cyber, sin instalar la aplicación? No hay problema, desde la página de Dropbox puedes entrar a tu cuenta, bajar y subir documentos.

En una carpeta protegida de Dropbox tengo mis documentos personales: licencia de conducir, documento de identidad, pasaporte, copias de las tarjetas de crédito, pasajes de avión, reservaciones de hotel. Si algo se me pierde, se que desde cualquier parte con conexión a internet podré acceder a una copia.

Dropbox también permite compartir una subcarpeta con otros usuarios de Dropbox. Yo uso estas carpetas compartidas todo el tiempo para manejar proyectos de trabajo con otras personas: En la oficina tenemos una carpeta compartida para cada cliente y en ellas agregamos y editamos documentos en conjunto y todos tenemos siempre la última versión. Cero confusión, cero problemas de correos traspapelados.

Dropbox

3. Centraliza tus notas y revísalas desde cualquier parte

Tienes post-its en tu escritorio, apuntes en una libreta, notas desperdigadas en tu portátil y tu teléfono móvil. Yo tenía un cuaderno donde llevaba todas las notas de trabajo, pero siempre lo dejaba en alguna parte. Luego, comencé a tomar notas en el celular, pero el proceso para pasar esas notas a la laptop, o convertir esas notas en un email, era incómodo. Hasta que descubrí Evernote.

La magia de Evernote es que no importa dónde hagas las notas, estas se sincronizan en todos los dispositivos donde tengas Evernote instalado. Sea un Mac, PC, Palm, Blackberry, iPhone, Windows Mobile, o inclusive, si la máquina no es tuya, puedes crear y consultar tus notas en un navegador de internet.

Yo lo uso constantemente no sólo para hacer notas, sino también para trabajar en documentos en curso, escribir y editar posts como este, que comencé en una laptop y estoy completando en un teléfono celular, bajo tierra (cuando tenga señal de nuevo, la nota se sincronizará automágicamente)

Evernote también permite subir fotos, notas de voz, o páginas web. La versión gratuita te da 40MB de subidas mensuales. Alrededor de 2000 notas, 400 fotos de celular, o 40 clips de audio al mes. Suficiente.

Evernote

4. Mantén una lista de pendientes universal

Durante mucho tiempo, llevé una larga lista de pendientes en el cuaderno que mencioné en el punto anterior. Pero cada vez que olvidaba el cuaderno, me sorprendía haciendo tareas irrelevantes en los momentos menos indicados. Así que decidí buscar una herramienta para poder llevar una lista de pendientes que fuera accesible desde cualquier parte, y fue así como descubrí Toodledo.

Toodledo (pronunciado tureldú) es una aplicación web que permite ingresar actividades, asignarles un proyecto, un contexto (dónde la vas a hacer), un nivel de importancia y una fecha de ejecución. De esta forma, puedes en efecto «vaciar tu cerebro» de todo lo que tienes pendiente, enfocarte en lo que debes hacer cada día y darle cierto orden a tu vida.

Al ser una aplicación web, la lista puede ser consultada desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Si tienes un iPhone, puedes inclusive administrar tu lista de pendientes fuera de línea y las tareas se sincronizarán cuando tengas conexión.

El servicio tiene una versión gratuita y dos versiones pagas. Pero las pagas son ridículamente económicas ($30/año la más cara). Te recomiendo que comiences con la gratis a ver cómo te va.

El principal problema de las listas de pendientes es que necesitamos un punto en esa lista de pendientes que nos recuerde revisar la lista de pendientes. Es un asunto de disciplina. Llevar una lista de cosas que hacer y saber administrarla es uno de los aspectos claves para una vida sana y si no me detienes, podría hablar horas sobre GTD, MIT y otras técnicas. Así que mejor lo dejaré para otro post.

Toodledo

 

Actualización:

Desde comienzos de 2011, Wunderlist es el niño mimado de los organizadores personales. Esta aplicación web es multiplataforma y permite que las listas que hagas en el computador se sincronicen automáticamente con las que llevas en el móvil, y viceversa. Es super-fácil de usar y una delicia para la vista.

 

 

 

Wunderlist.